Александр Шоу
Маркетолог в Паразайт
13 мая 2020

Как эффективно работать даже в космосе

практическое руководство

Привет! На связи Саша Шоу, маркетолог в Паразайт.

Неважно, занимаетесь ли вы веб-дизайном, продвигаете аккаунты в соцсетях или пишете статьи для корпоративного блога — любая сложная профессия требует внутренней организации. Если её нет, то путаются цифры в отчетах, пропускаются дедлайны, а сами вы просыпаетесь ночью в холодном поту, когда вспоминаете, что так и не сдали Игорю макет. Чтобы избежать этих проблем, нужно освоить несколько простых принципов организованной работы — о них и поговорим.

Организация работы: что это?

Организация работы — это набор правил и инструментов, используя которые вы повышаете свой КПД и быстрее выполняете задачи. Если раньше приходилось довольствоваться чернилами и березовой корой, то сейчас выбор инструментов намного шире, начиная от электронных чек-листов и заканчивая специальными онлайн-досками.

Почему важно организовывать свою работу

Каким бы удивительным ни был человеческий мозг, одна проблема у него есть — память. Чемпионы США по мнемонике все так же забывают, куда положили ключи от машины, а уж про список рабочих задач на неделю и говорить не стоит. С помощью организации можно не только навсегда избавить себя от забывчивости и её тяжких последствий, но и заработать другие полезные перки. Среди них:

  • Видение прогресса. Одно дело — подводить итоги выполненных задач в конце недели, и совсем другое — каждый день видеть по ним прогресс. Первое допускает ситуации вида «мы ничего не успели, но уже поздно что-то исправлять», в то время как второе позволяет их избежать.
  • Из абстракции в конкретику. Организованность учит формулировать рабочие задачи так, чтобы можно было легко понять, какие из них выполнены, а какие — нет. Благодаря этому руководители могут точнее рассчитывать объем работы для подчиненных, а последние — видеть свои достижения.
  • Снижение уровня стресса. Котенок в тени может быть страшнее серийного убийцы на свету (или что-то в этом духе). Суть в том, что организовывая свою работу мы заранее вытаскиваем на поверхность подводные камни, с которыми можем столкнуться — а это избавляет от неприятных неожиданностей.

Создание системы организации

С теорией разобрались — теперь можно переходить к практике. Есть великое множество инструментов для организации рабочего процесса, и некоторые из них по сложности освоения сравнимы с теорией ракетных двигателей — их мы рассматривать не будем, потому что они больше ориентированы на руководителей компаний.

Отдельным специалистам нужна в первую очередь простая, но гибкая система, которую можно будет адаптировать под собственные нужды. В качестве примера я покажу систему, которой пользуюсь сам в сервисе Trello.

Trello позволяет создавать так называемые «доски» — специальные рабочие пространства. На досках можно создавать колонки, в которые добавляются карточки. Сами карточки можно создавать, удалять и перемещать между колонками. Так выглядит моя рабочая доска с пятью колонками:

В Паразайт мы используем спринты — это набор задач, которые нужно выполнить в течение календарной недели. Спринты обновляются каждый понедельник и предварительно обсуждаются с коллегами.

Моя доска построена так, чтобы можно было наглядно увидеть, что уже сделано, над чем я еще работаю, а за какие недельные задачи еще даже не брался. Для этого нужны первые три колонки:

  1. Задачи на неделю — сюда изначально добавляются карточки, которые представляют собой задачи на неделю. Одна карточка — одна задача.
  2. В работе — сюда попадают задачи, которые я начал, но которые еще не завершил.
  3. Закончил — задачи, которые я завершил или которые уже не актуальны.

Каждый понедельник все три колонки очищаются, а затем создаются карточки для новых задач — они добавляются в колонку «Задачи на неделю». Дальше еще проще: начинаем задачу и перетаскиваем нужную карточку в колонку «В работе». Завершили? Тогда перетаскиваем в колонку «Закончил» и повторяем процесс. Когда первые две колонки опустеют, можно открывать боржоми и наслаждаться заслуженным отдыхом.

Очевидно, что не всегда удается выполнить все поставленные задачи: отключили свет, компьютер взорвался или вас взяли в заложники. Хотя подобные форс-мажоры возможны, они происходят крайне редко — куда чаще дела остаются незавершенными потому, что для этого требуются какие-то действия со стороны другого человека.

К примеру, нужно было выпустить рекламную статью на сайте www.васяпупкин.рф, но Вася уехал в деревню к бабушке и совсем забыл про наши с ним договоренности. В итоге статья написана и отправлена Васе, но он ее не опубликовал, так как всю неделю ел клубничное варенье — то есть по факту задача не была выполнена. Возможно, стоило отправить ему напоминание в пятницу, но мы переключились на другие задачи и забыли о том, что нужно не только отправить Васе статью, но и проконтролировать ее выпуск.

В подобных случаях удобно помечать карточки, чтобы они не затерялись среди остальных. В Trello для этого есть метки — цветные маркеры, которые можно присваивать карточкам. У меня есть набор часто используемых меток не только для задач, нуждающихся в дополнительном контроле, но для тех, которые уже не актуальны или которые нужно будет обсудить с коллегами:

С первыми тремя колонками я работаю большую часть времени, но есть и две другие: «Сделать в будущем» и «Цели на месяц».

Если во сне мне привидится способ эффективно прорекламировать наш редактор историй или выпросить у начальства аванс, то первым делом утром я создам карточку с описанием этого способа и добавлю ее в колонку «Сделать в будущем» — так хорошая идея не потеряется и скорее всего попадет в следующий спринт.

Помимо недельных планов в Паразайт есть и цели на месяц. Как правило, это трудные задачи, которые выполняются за несколько спринтов: потратить рекламный бюджет, написать 5 статей для блога, протрезветь. Все такие задачи попадают в колонку «Цели на месяц», где им ставится дедлайн:

Карточки с дедлайнами можно помечать как выполненные: на них появится зеленый маркер. Если целей на месяц много, то это поможет не читая каждую карточку понять, какие из них готовы, а какие — нет:

Дополнительно в Trello можно настроить посекундный трекинг времени, хотя для многих это будут излишним. Обычно достаточно просто запомнить время начала и завершения той или иной задачи, чтобы иметь примерное представление о том, сколько на неё ушло минут или часов. Таким образом можно выявить, какие из рутинных задач занимают больше всего времени, и подумать, можно ли эти задачи как-то автоматизировать. Но это уже тема для другой статьи.

Как спасти себя от выгорания

Хотя можно выгореть и работая в офисе, на удаленке это происходит куда чаще — особенно если вы работаете из дома, как я. У меня получилось решить проблему выгорания путем отслеживания общего рабочего времени. Сейчас поясню.

Набор задач на неделю составляется исходя из того времени, которое я должен отрабатывать согласно трудовому договору: 10 часов. Каждый раз, когда я сажусь работать, то запускаю таймер в специальном приложении:

После завершения работы отключаю таймер и смотрю, сколько всего часов уже отработал — если больше 12, то могу с чистой совестью больше ничего не делать на этой неделе:

Почему 12, а не 10? Дело в том, что иногда я успеваю выполнить все поставленные задачи за 8-9 часов — то есть по факту отрабатывается меньше положенного. Поэтому для среднестатистической честности иногда работаю на пару часов больше того времени, которое было запланировано изначально.

Очевидно, этот метод подойдет лишь тем, кто может работать не отвлекаясь на соцсети, мобильные уведомления и домашних животных. В противном случае данные будут неточными, а ваша совесть остается неспокойной.

А работать когда?

Первая проблема, с которой сталкивается человек с гибким графиком работы — непонятно, когда работать, а когда отдыхать. Возникает ощущение «вечного отпуска».

Хотя решений много — начиная от составления расписания и заканчивая обустройством отдельного рабочего кабинета, — я остановлюсь на том, которое позволяет получить от гибкого графика максимальную выгоду. Речь пойдет о том, как с помощью рабочих часов строить работу вокруг личной жизни, а не наоборот.

Вернемся к 10 часам, которые мне надо отрабатывать каждую неделю. Для себя я решил работать только с понедельника по субботу — это 6 дней в неделю. Делим 10 на 6 и округляем полученный результат до 2 часов — это время, которое нужно уделять работе каждый день, чтобы к воскресенью гарантированно завершить все недельные задачи.

Зная это, остается лишь решить, когда «отбивать» те самые 2 часа. У меня нет четкого расписания — вместо этого сразу после утренней чистки зубов я решаю (в зависимости от своего настроения и планов на день), в какое время сяду работать. Можно выполнять ежедневную норму за один присест, а можно за несколько — выбирайте из собственных предпочтений.

В каком порядке браться за задачи

Даже если у всех задач одинаковый дедлайн, не все из них равнозначны. Легче всего это показать на примере.

Вернемся к статье, которую нужно выпустить на сайте у Васи до понедельника включительно. В теории, эту задачу можно выполнить за 1 день — написали статью, отправили, Вася опубликовал. Но на практике возникают подводные камни: Вася попросил внести большие правки или вообще не работает в этот понедельник, потому что у него свадьба.

Когда вы сформировали список задач, крайне важно определить, выполнение каких из них полностью зависит от вас, а каких — от других людей. В первую очередь беремся за вторые задачи, так как они могут затянуться на несколько дней. Поэтому чем раньше вы их начнете, чем выше шанс того, что они будут выполнены в срок.

Паразайт — простой и удобный сервис отложенного постинга в социальные сети.Попробовать бесплатно

Итоги

Если вы хотя бы немного загорелись идеей навести порядок в рабочем процессе, то скорее всего захотите создать собственную систему организации. Я описал придуманную мной, которой пользуюсь уже второй год — можете взять ее за основу и отрезать/пришить то, что считаете нужным, либо придумать что-нибудь совершенно иное.

Но прежде чем браться за это, будет полезно закрепить теорию:

  1. Организация работы — это набор правил и инструментов для более эффективного выполнения рабочих задач.
  2. Организация позволяет точнее формулировать рабочие задачи, не забывать их и видеть по ним прогресс в реальном времени.
  3. Избежать выгорания можно с помощью отслеживания общего отработанного времени.
  4. Стройте работу вокруг своей личной жизни, а не наоборот.
  5. В первую очередь беремся за те задачи, выполнение которых зависит от других людей.

Все, теперь вы квалифицированный органайзер и мечта любого руководителя. Только помните, что организация работы не должна превращаться в хитрый способ прокрастинировать — какой бы продуманной не была ваша система из 25 сервисов, какой в ней толк, если к концу дня вы так ничего и не сделали?